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La gestión de los gastos en las empresas

En medio de muchos procesos internos, por ejemplo puede que una factura pase por varios departamentos para que le den el visto bueno.

16 abril 2019

En cualquier empresa, grande o pequeña, hay una tarea que aborrecen por igual los distintos departamentos, bien sea el comercial, el técnico o el administrativo. Y esa tarea no es otra que la gestión gastos de empresa.

Cuando tenemos que desplazarnos para prestar un servicios o para una visita comercial, generamos diferentes gastos: comidas, alojamientos, combustible, peajes y otras pequeñas compras. Todos esos gastos corresponden a la empresa, que tendrá que abonarlos y contabilizarlos para deducirlos en las declaraciones de impuestos correspondientes.

Una factura de gasto de viaje pasa por varias manos dentro de estructura de la empresa

El comercial o técnico la recoge y tiene que reflejarla en un informe de gasto, para que se le abonen a posteriori, o para justificar el dinero que la empresa le haya dado a cuenta o que haya pagado con la tarjeta de la empresa.

A continuación tiene que entregarla, en formato papel, al departamento administrativo de su empresa. Se las recogerá un administrativo, que las ordenará y clasificará para pasarlas a contabilidad, para que las contabilicen y ordenen el pago.

En medio de estos dos procesos, puede que la factura pase por otro departamento para que le dé el visto bueno.

Todo este trasiego de papel de un departamento a otro acarrea una importante dedicación de tiempo, y resulta farragoso e improductivo en exceso. Tenemos a varias personas grabando y manipulando la misma información.

Y además está el riesgo de que se extravíe o que sea difícil el acceso a la información cuando sea necesario.

Para simplificar todo este complejo procedimiento y, de paso, se ahorre tiempo y dinero, tenemos aplicaciones en el mercado que facilitan la gestión de gastos en las empresas.

Es el caso de EXPENSYA, una herramienta poderosa para mejorar la productividad, permitiendo de paso tener toda la información centralizada en un único sitio para todos los departamentos implicados.

El trabajo se hace una vez y se evitan duplicidades. Lo que uno hace sirve para toda la empresa, se evita tener que grabar varias veces la misma información. También se evita que se pierdan documentos de gastos y que no se puedan deducir.

El funcionamiento es sencillo. El trabajador desplazado hace una foto con su móvil a la factura o ticket, e inmediatamente se sube a la nube de esta aplicación. La aplicación tiene un sistema inteligente de reconocimiento de los datos y clasifica los importes, impuestos aplicados, etc. El contable de la empresa tiene acceso a esa información y puede validar y contabilizar rápidamente el gasto.

Los supervisores y responsables también tienen acceso en tiempo real a esa información de gastos y pueden tomar rápidamente las decisiones pertinentes.

Todos los departamentos ahorran tiempo en el trasiego de papeles. El técnico o comercial que está de viaje pueden dedicar más tiempo a sus tareas productivas y menos a tareas administrativas sin valor añadido para su actividad.

Se evita el tedioso Excel, la manipulación de papeles, etc. Con la digitalización de la gestión, la empresa puede ahorrar costes y mejorar su cuenta de resultados.

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