21 febrero 2019
La organización de un evento representa una gran responsabilidad, son muchos los detalles que hay que cuidar y considerar, pero con un proyecto claro de lo que se desea hacer, así como realizar una buena planificación, ayudará a que la experiencia de organizar el evento sea muy satisfactoria.
Lo primero que deben hacer los organizadores, es idear el proyecto del evento, lo que permitirá tener una especie de guía de lo que hay que hacer, para eso importante dar respuestas a cuatro preguntas básicas ¿qué? ¿cómo? ¿ dónde? y ¿cuándo?
Para responder esta interrogante, los organizadores deben definir la razón que impulsa la realización del evento, siempre existe un motivo, tener claro este aspecto, así como el mensaje que se quiere transmitir es fundamental para empezar la planificación de cualquier evento exitoso.
Desde el inicio debes tener claro si lo que deseas es promover un servicio, un producto, dar una formación, etc. Por ejemplo, podría tratarse de un evento dirigido a promover la tecnologia bim, consistente en la implantación de tecnologías de la información en el sector de la edificación e infraestructuras, con el fin de informar a los interesados que esa tecnología será de obligatorio acatamiento para los proyectos públicos a partir de este año 2019. Este tipo de eventos, combina la promoción de un servicio, con formación referente a un área especial para la gestión de proyectos, conociendo esto el organizador del evento podrá precisar qué equipos requiere para la proyección de imágenes que den cuenta del contenido de dicha tecnología, así como preparar la lista de invitados.
Pero podría tratarse también, de la celebración de una fecha especial, como el festejo del noveno aniversario de la plataforma online Clicktrans.es, una empresa prestadora de servicio que se encarga de poner en contacto a usuarios que requieren realizar envíos de todo tipo con diversos transportistas alrededor de Europa. Con esta información también es posible comenzar a preparar la lista de invitados como de los proveedores necesarios en cuanto a refrigerios, bebidas, etc.
En otras palabras, definiendo para qué quieres el evento, podrás planificar de forma acertada cada uno de las siguientes fases.
Responder esta pregunta nos permite enumerar cada unos de los pasos que se deben cumplir y los colaboradores que sean necesarios contratar: refrigerios, decoradores, sonido, fotografía. Así mismo, nos ayuda a tener en cuenta aspectos importantes como la lista de invitados, conferencistas si fuere el caso, el mobiliario, las herramientas y equipos necesarios para las proyecciones que han de realizarse, en este sentido, es muy importante contactar alguna empresa madrileña de alquiler de iPhone, que suministre los dispositivos para el evento, y que además se encarguen de consignarlos y retirarlos en el lugar del evento, de forma que los organizadores y responsables puedan invertir su tiempo en otro tipo de actividades.
Ahora bien, si para la realización del evento fuera necesario contactar proveedores extranjeros, cuyas condiciones de contratación fueran nuevas o vinieran establecidas en otro idioma, es conveniente contactar a Lawyers in Marbella, profesionales de derecho para quienes la comunicación en otros idiomas no es un problema a la hora de defender los intereses de sus clientes en cualquier contratación que requieran hacer.
Para la planificación es también necesario precisar en qué horario se hará el evento, lo cual determinará el tipo de refrigerio que se ha de ofrecer a los asistentes. La fecha también hay que tenerla en cuenta, debe planificarse con el suficiente tiempo para que no se escapen detalles, se recomienda no escoger días feriados, los lunes porque por lo general las personas tienen acumuladas actividades a realizar y los viernes muchas personas acostumbran a recortar su horario laboral.
Al momento de decidir la locación hay que tomar a su vez varios aspectos: número de invitados, el presupuesto disponible. Es conveniente determinar si se puede realizar en la sede de la empresa, si se cuenta con el espacio suficiente y propicio para un evento, si esta opción se descarta, lo mejor es hacer una matriz con la información que se obtenga de diferentes lugares, dicha matriz debe contener información relacionada con la disponibilidad para la fecha del evento, la capacidad para la cantidad de invitados, mobiliario y equipos requeridos, las características técnicas y los costos, de esta forma la decisión se toma de forma más rápida y sustentada.
Como puede observarse son muchos los aspectos los que hay que tomar en cuenta para garantizar el éxito de un evento, por ello es muy conveniente establecer un cronograma de las actividades y definir a los responsables de cumplir con cada una de ellas, lo ideal es que el cronograma se realice desde la fecha a realizarse hacia atrás, esto permite que la planificación sea mucho más realista y exista tiempo para resolver inconvenientes que no se hayan previsto.
