Claves para organización contable de autónomos y pymes

Autónomos y empresas deben tener clara sus obligaciones contables, más aún si no cuentan con asesoría. Se trata de un capítulo en el que intervienen agentes externos, como clientes, proveedores y la institución pública a la que hay que rendir cuentas; e internos.

Es fácil perderse entre principios y obligaciones contables, porque pueden variar según la naturaleza y la realidad de cada empresa. Por eso hay que partir de una guía como el Plan General de Contabilidad.

La formación también es un valor, y existen cursos generales en administración y gestión empresarial, en economía y finanzas o en contabilidad, además de otros más específicos como calidad, marketing, comercio...

Hoy día existen también herramientas útiles a disposición de autónomos y pymes, que permiten la gestión inmediata y permanente a través de dispositivos inteligentes. Sucede así con el software de gestión de facturas de Billin.net, que permite crear facturas propias, gestionar facturas online.

El Plan General de Contabilidad y sus principios

El Plan General de Contabilidad es un texto legal que, en 2007, se adaptó a la normativa europea a través de un Real Decreto. Condensa, pues, las normas internacionales, y proporciona información útil para el empresariado. Su estructura se divide en cinco partes y en la primera, en el marco conceptual, recoge unos principios contables que bien pueden ser considerados claves en la organización de autónomos y pymes.

-Principio de empresa en funcionamiento: la gestión se aplica a la empresa que está activa y lo estará en el futuro, es decir, su duración es ilimitada.

-Principio de devengo: apela a la necesidad de registrar los movimientos que se produzcan en el ejercicio empresarial, ya que indica que se deben registrar gastos o ingresos al margen de que se haya procedido a su liquidación.

-Principio de uniformidad: los principios contables que se apliquen, entre las diferentes fórmulas posibles, deberán mantenerse y aplicarse a los diferentes elementos patrimoniales. A no ser que se justifique debidamente en la memoria, no debería haber cambios.

-Principio de prudencia: la cautela es lo que debe primar cuando se realicen estimaciones o valoraciones en un contexto de cierta incertidumbre. Es decir, al contabilizar los beneficios, hay que ajustarse solo al ejercicio correspondiente, mientras que los riesgos debe ser recogidos en su totalidad.

-Principio de no compensación: las partidas de activos y pasivos y de gastos e ingresos en las cuentas anuales no pueden ser compensadas. Se valorarán separadamente. Como explica el blog Infoautónomos, vender 2 y comprar 2, no equivale a 0. Son valores separados.

-Principio de importancia relativa: abre la puerta a que los principios no se apliquen de manera estricta si se prevé que no recojan la realidad exacta de la empresa. Y es que puede haber conflicto de principios.

Por otra parte, PlanGeneralContable es un sitio web que proporcionar recursos para entender y gestionar la contabilidad de la empresa. Contiene documentos enmarcados en la contabilización de las operaciones del día a día (nóminas, impuestos y tributos, préstamos, compras, ventas…), cuadros de cuentas, normativa…

Errores habituales que hay que evitar

Aprender de los errores es fundamental para evitarlos en el futuro. Es habitual que se den, por ejemplo, a la hora de hacer la facturación. Son comunes los errores en los datos, desde detalles de la empresa a fecha de emisión, o con la numeración de la factura. Aquí se podría aplicar la uniformidad, encontrar un formato efectivo y mantenerlo siempre. Un software de gestión de facturas como el mencionado puede ayudar.

El concepto también suele traer problemas, en muchas casos, porque no se identifica correctamente, cuando lo obligatorio es especificar servicios e importe. Y es que, en el peor de los casos, la Administración podría identificar las facturas como falsas.

La falta de formación también es un error. Una empresa no echa a rodar sin más, y con la esperanza de ir aprendiendo a medida que vaya desarrollando su actividad. Además de que hay tener una información mínima, o al menos saber delegar, los sectores y la normativa que los regula están en continua evolución, y hay que ir ajustándose.

También destacable en el capítulo de errores es la falta de planificación del día a día. Implica que se pierda tiempo en tareas inútiles y no aprovechar la jornada lo suficiente.