Programas de ERP que automatizan tareas compatibles con VERIFACTU y adaptan a la empresa

Conocidos como ERP por sus siglas en inglés, los programas de planificación de recursos empresariales ayudan a las empresas a agilizar sus tareas diarias. Según los procesos que automatizan, los módulos en los que se estructuran estos softwares cambian. En líneas generales, permiten optimizar los siguientes departamentos: finanzas y contabilidad, recursos humanos, ventas, logística y transporte, márquetin y proveedores. Actualmente, las empresas que proporcionan estas soluciones de Enterprise Resource Planning ofrecen los programas en forma de suscripción mensual o anual, lo que se conoce como SaaS o Software as a Service.

Hoy día existen varios tipos de ERP en el mercado. En función del tamaño del comercio, se clasifican en ERP para pymes o ERP para mayoristas; según el espacio donde alojan la información, en ERP local o ERP en la nube; dependiendo del grado de personalización que ofrecen por defecto, hay ERP horizontales o ERP verticales. Ahora bien, independientemente del modelo que se escoja, es importante fijarse en que el software sea compatible con Verifactu, el sistema de facturación electrónica que el Gobierno de España exigirá a autónomos y empresarios a partir del próximo 2027.

A continuación, explicamos por qué es importante instalar un ERP, qué diferencias existen entre algunos de los tipos que acabamos de mencionar, qué ventajas aportan a las empresas y cómo se integran con otras soluciones (sobre todo, con las nóminas y el inventario).

Instalar un software de ERP en la empresa tiene estas ventajas

Los programas de ERP automatizan las tareas más repetitivas y tediosas de toda empresa. Esto se traduce en un ahorro de tiempo y dinero considerable. De esta manera, los trabajadores se pueden centrar en otras labores que requieran más atención, así como en brindarle al cliente una atención aún más personalizada.

Por otro lado, permiten centralizar la información que se introduce en ellos, o que recopilan por su cuenta, en una única base de datos, lo que evita los problemas que la información duplicada a menudo genera: el innecesario agotamiento del espacio de almacenamiento y la desactualización de los datos.

Otro de sus puntos fuertes es la escalabilidad, un aspecto especialmente característico de los programas de ERP en la nube, cuyas últimas versiones se descargan automáticamente y a distancia. Con un ERP en la nube, el profesional o la empresa que contrata el servicio no necesita instalar ningún disquete físico. Además, este tipo de ERP permite a las compañías con sucursales en otros países o en diferentes puntos del territorio nacional acceder a la información de los diversos proveedores y clientes sin que la ubicación geográfica sea un obstáculo.

Funciones más comunes de un ERP

Los ERP se pueden integrar con otras soluciones. En función de las soluciones con las que se integran, efectúan distintas acciones:

Crear y enviar facturas, albaranes, resúmenes de compra... desde cualquier dispositivo (ordenador, tablet y smartphone).

Calcular impuestos y realizar las declaraciones de IVA e IRPF dentro del plazo, según los modelos oficiales establecidos por la Agencia Tributaria y el Ministerio de Hacienda.

Consultar ingresos y gastos, así como beneficios obtenidos, durante un periodo determinado.

Emitir facturas en un formato electrónico aceptado por la AEAT desde un programa de ERP que cumpla con los requisitos establecidos para los Sistemas Informáticos de Facturación. De este modo, con el ERP, quienes no sepan qué es la factura electrónica, o no se terminen de aclarar con el nuevo sistema de VERI*FACTU, podrán cumplir la normativa legal en España de una manera sencilla, cómoda y automática.

Calcular nóminas rápidamente y sin errores, teniendo en cuenta especialmente los datos que cambian más a menudo: horas trabajadas en realidad, bajas médicas, permisos remunerados, etc.

Organizar turnos de trabajo y calendarios de vacaciones sin que se produzcan solapamientos.

Llevar un control exhaustivo del inventario en el almacén. Algunos ERP se pueden conectar con las tiendas online de las empresas para conocer en tiempo real los artículos en stock.

Programas de ERP horizontales y verticales: ¿cuál elegir?

Según la variedad de prestaciones que ofrecen de manera predeterminada, los softwares de ERP se clasifican en dos categorías:

programas de ERP horizontales

programas de ERP verticales

La diferencia principal entre ambos está en si las funciones que ofrecen han sido diseñadas pensando en las empresas de un sector determinado (ERP vertical) o si, por el contrario, se han diseñado sin pensar en un sector específico (ERP horizontal). Esto influye en su coste: por lo general, los softwares de ERP horizontales son más económicos que los ERP verticales. Ello se debe a que los ERP verticales se estructuran en módulos y ofrecen opciones mucho más personalizadas, adaptadas exactamente a la clase de tareas técnicas que se desarrollan en el sector en cuestión.

Por ende, las funciones de un ERP vertical de aeronáutica o de un ERP vertical de activos inmobiliarios son diferentes a las funciones y a los módulos de un ERP vertical de construcción o de un ERP vertical de clínica dental. Dicho esto, los ERP horizontales se recomiendan para pequeñas empresas que, como una tienda de barrio, sólo necesitan automatizar tareas básicas. En cambio, los ERP verticales resultan más adecuados en medianas y grandes empresas que desarrollan tareas complejas: empresas de arquitectura e ingeniería, industrias farmacéuticas, compañías de instalaciones eléctricas, hospitales y clínicas de salud...

Conclusión

En definitiva, los ERP automatizan tareas repetitivas que suponen un gasto innecesario de recursos. Según las necesidades particulares de cada profesional, pueden abarcar más o menos departamentos en la empresa. En función del grado en que se adaptan a un sector concreto, pueden ser horizontales o verticales y, consecuentemente, ofrecen funciones más o menos personalizadas.

Por último, si están en la nube, se actualizan automáticamente a la última versión. En estos casos, tampoco hace falta instalarlos individualmente en cada dispositivo y no exigen una inversión inicial grande. Además, como permiten acceder a la información de la empresa prácticamente desde cualquier punto del mundo, son compatibles con el  trabajo en remoto.